Tranziția la munca de la distanță, la care am asistat în ultimele 18 luni, este una dintre cele mai semnificative schimbări în ceea ce privește modul de lucru, iar pentru a înțelege felul în care această schimbare influențează clienții și angajații Microsoft, compania efectuează periodic sondaje interne. Astfel, datele din Work Trend Index, realizat recent, arată că într-un an în care 160.000 de angajați ai Microsoft au lucrat de acasă și alte 25.000 de persoane care au fost angajate au început să lucreze de la distanță, procentul de angajați ai companiei care afirmă că au sentimentul de incluziune este la un nivel de 90%.

În acest context, Satya Nadella și Ryan Roslansky, CEO LinkedIn, au discutat despre principalele tendințe pe care le observă pe măsură ce oamenii și organizațiile de pretutindeni se adaptează la munca pe modelul hibrid. De altfel, Microsoft și LinkedIn depun eforturi comune prin care își propun să ajute liderii, și echipele pe care aceștia le conduc, să navigheze în această nouă lume a muncii.

Paradoxul muncii hibride și reorganizarea mediului de lucru

Datele publicate recent în raportul Work Trend Index dezvăluie tendințele identificate în rândul angajaților Microsoft din peste 100 de țări din întreaga lume. Sondajele efectuate în rândul acestora arată, așadar, că deși munca hibridă presupune un proces complex, adoptarea flexibilității, a stilurilor de lucru diferite și a unei culturi bazată pe încredere pot facilita o adaptare mai rapidă la noul context.

Mai mult, fiecare angajat este diferit, iar 58% dintre angajații care intenționează să petreacă cel mai mult, respectiv cel mai puțin timp la birou au același motiv: să găsească modalitatea prin care să se poată concentra cât mai bine și să fie cât mai productivi. Totodată, studiul arată că managerii intenționează să-și petreacă o mai mare parte din timpul lor lucrând de la birou decât ceilalți angajați (45% față de 39%). Totuși, angajații care au luat parte la sondaj spun că intenționează să meargă la birou într-o măsură mai mare decât se așteaptă managerii. Satya Nadella numește acest lucru Paradoxul muncii hibride.

Rezolvarea acestui paradox va fi poate cea mai mare provocare a deceniului. Avem nevoie de politici și tehnologie adaptate pentru flexibilitate, însă doar acestea nu vor fi suficiente și fiecare lider trebuie să se întrebe: „Cum reconstruiesc capitalul social și conexiunea în favoarea misiunii și culturii organizaționale și a echipei? Cum ajut angajații să-și prioritizeze starea de bine și să lucreze în moduri sustenabile”? În acest sens, Satya Nadella preciza: „Noile date arată că nu există o abordare unică pentru munca hibridă, deoarece așteptările angajaților sunt în continuă schimbare. Singura modalitate prin care organizațiile pot rezolva această situație este adoptarea unui model operațional flexibil, inclusiv în ceea ce privește modalitățile de lucru ale angajaților, unde locuiesc aceștia și cum abordează procesul de afaceri”. 

Toate acestea vor fi esențiale pentru atragerea și păstrarea talentelor în această perioadă, pe care LinkedIn o numește „Marea Reorganizare” – în timp ce organizațiile își regândesc modelele de lucru, culturile și valorile, angajații își regândesc nu doar modul și locul de unde lucrează, ci și motivele.

Cum poate ajuta tehnologia?

Potrivit Microsoft, întâlnirile hibride reprezintă cheia construirii unei culturi eficiente a muncii. Întâlnirile hibride organizate eficient îi ajută pe toți să se simtă incluși și oferă mediul și instrumentele necesare pentru a crește calitatea conexiunii, a colaborării dintre participanți și a productivității acestora.  Astfel, Microsoft a identificat trei practici pe care majoritatea organizațiilor le pot folosi pentru a facilita întâlniri incluzive și a crea o bază solidă pentru o cultură flexibilă a muncii:

1) Echipament audio. Pentru a garanta o bună conexiune audio, este necesar să fie utilizat un echipament audio certificat Microsoft Teams, atunci când încăperea nu dispune de sistem A/V centralizat.

2) Utilizarea laptopurilor proprii. Atunci când participă fizic la o ședință, ar fi bine ca participanții să își aducă laptopurile și să se asigure că au camera pornită, dar microfonul și sunetul oprite. Oricine poate participa prin chat, poate reacționa în timp real și poate ridica mâna, toate acestea devenind lucruri constante în cadrul întâlnirilor.

3) Colaborarea. Este recomandat să fie desemnată o persoană responsabilă cu organizarea fiecărei întâlniri – aceasta va asigura o bună colaborare între participanți prin moderarea chat-ului și a interacțiunii din cadrul întâlnirii, precum și a conținutului ce poate fi partajat direct prin intermediul Teams.

Ritmul specific activității de la birou, adoptat și de angajații care lucrează de la distanță

Microsoft anunță  inovațiii la nivelul Teams Rooms, cu o nouă categorie de camere inteligente, alimentate de trei tehnologii unice:

• Urmărirea difuzoarelor active cu ajutorul inteligenței artificiale, care permite camerelor din sală să utilizeze sunete, mișcări faciale și gesturi pentru a detecta persoanele din sală care vorbesc, mărind imaginea pentru a avea o perspectivă mai clară.
• Fluxuri video multiplecare fac posibilă așezarea participanților din sală în câte un cadru individual.
• Recunoașterea persoanelor, modalitate prin care utilizatorii înscriși în panoul lor video vor fi identificați și numele profilelor acestora vor fi afișate.

Atunci când camerele inteligente sunt asociate cu opțiunea de Vizualizare dinamică din Teams, experiența utilizatorilor va fi îmbunătățită. În plus, pe măsură ce oamenii se alătură întâlnirii, aplicația Microsoft Teams ajustează automat diferite elemente, astfel încât cei care participă online să aibă cu ușurință acces la conținut.

Pentru ca persoanele din sălile de ședințe să se implice într-un mod mai dinamic, Microsoft a actualizat și Modul companion din aplicația de mobil a Microsoft Teams – astfel aceștia  au acces rapid la funcții precum chat, reacții live și Microsoft Whiteboard.

Totodată, planificarea întâlnirilor și colaborarea vor deveni mai ușoare. Programul de lucru din Outlook va permite includerea detaliilor privind programul de lucru direct în calendar, astfel încât întreaga echipă să fie informată, iar noua funcție RSVP le permite oamenilor să specifice dacă vor participa la o întâlnire fizic sau online, astfel încât cei care planifică întâlnirea să se poată pregăti cât mai bine. Noile facilități dedicate muncii pe model hibrid în Outlook vor fi implementate de la începutul anului viitor.

Noua experiență de hot desking de pe ecranele Microsoft Teams le permite oamenilor să localizeze și să rezerve spații de lucru flexibile în birou. Pot rezerva un spațiu de pe dispozitiv sau în avans folosind Outlook sau Teams și pot accesa calendarul personal Teams, chat-uri, întâlniri și multe altele.

O altă facilitate dezvoltată pentru Microsoft Teams este Speaker coach – Speaker coach folosește inteligența artificială pentru a le oferi utilizatorilor sfaturi privind interacțiunea lor cu ceilalți participanți.

Totodată, cea mai recentă funcție de Corectare automată a luminozității va asigura o bună calitate video, chiar și în medii cu lumină slabă. Această funcție va fi disponibilă în următoarele luni.

În plus, cu ajutorul Logi Dock, utilizatorii vor putea să-și optimizeze spațiul de lucru, de acasă sau de la birou, și să obțină o calitate mai bună a sunetului în timpul ședințelor. Logi Dock are un difuzor încorporat, prevăzut cu niște comenzi tactile, este conceput pentru a funcționa perfect cu aplicația Teams și va fi disponibil în lunile următoare.

Menținerea fluxului de lucru cu ajutorul Teams

În contextul muncii hibride, cele mai recente inovații din Teams reunesc aplicațiile și experiențele preferate ale utilizatorilor pentru a-i ajuta să rămână eficienți, să-și mențină gradul de concentrare și pentru a rămâne conectați.

În același timp, prin intermediul platformei Microsoft Viva comunicarea, cunoștințele, informațiile și învățarea continuă sunt integrate mai ușor în fluxul de lucru. Viva Connections, spre exemplu, le facilitează utilizatorilor accesul la informații cu privire la noutățile și resursele companiei direct din Teams (anunțuri personalizate, diferite conversații și o serie de resurse pentru acțiuni precum trimiterea unui raport zilnic de sănătate sau rapoarte de cheltuieli). În următoarele săptămâni, aplicația de mobil Viva Connections va fi disponibilă în varianta pentru preview public.

Tranziția la munca hibridă va reprezenta o provocare pentru fiecare lider și organizație, iar cele care vor accepta schimbarea și vor adopta modele de operare flexibile, vor putea crea medii de lucru mai bune și mai incluzive. Microsoft s-a angajat să susțină o cultură a muncii hibride în care flexibilitatea este esențială, oferindu-le clienților și angajaților săi oportunitatea de a lucra de oriunde, oricând, și de a acorda atenție aspectelor care țin de dezvoltarea personală și vizează starea lor de bine, în timp ce învăță să se adapteze schimbărilor în timp real.